Работа с информацией
Мы постоянно находимся в информационном поле, но лишь часть поступающей информации имеет значение для нас как личности и нашей профессиональной деятельности. Слишком большие объемы сведений являются причиной поверхностности восприятия, что приводит к «клиповости» мышления, свойственного новому поколению.
«Клиповость» (от слова «клип») — явление, при котором человек усваивает только короткие поверхностные отрывки информации, из-за чего его память наполнена большим количеством разномастных, но бесполезных сведений. Чтобы не попасть в эту ловушку, необходимо научиться работать с информацией правильно, отсеивая ненужное и сохраняя полезное.
Чтобы справиться с поступающими данными, нужно изучить самые действенные приемы работы с информацией — они помогут в распределении и систематизации сведений.
Как анализировать полученную информацию?
В первую очередь необходимо уяснить для себя, какие данные вы считаете информацией, а какие являются лишь информационным шумом. Чтобы сделать это, достаточно ответить на вопросы: Несет ли пользу данная информация? С какой целью вы будете ее применять? Если вы не можете дать ответов на эти вопросы, значит, полученные сведения не являются нужной информацией. Она должна быть связана с действиями — если определенным данным не соответствуют никакие действия, значит, информация бесполезна.
Существуют такие критерии оценивания информации как достоверность (правдивость) и надежность — они определяются посредством изучения первоисточника и сопоставления его с другими первоисточниками. Нужно учитывать новизну и актуальность информации — свежи эти сведения и факты или уже устарели.
Определите подходящие вам темы, и тогда станет намного проще отсеивать полезные данные от бесполезных. Благодаря выбранным темам вы сможете легко воспринимать, сортировать и обобщать полученную информацию. Желательно разобраться со смежными темами, чтобы их подразделы не дублировались и не вносили путаницу в вашу систему. В таком случае нужно четко определить, в какую тему вы определяете конкретный подраздел.
Анализ полученной информации очень важен — если данные прошли все вышеприведенные фильтры, значит, их можно пускать в дело.
Цели применения информации.
Исходя из целей применения информации в работе организаций ее можно разделить на тактическую, стратегическую и оперативную.
1. Стратегическая информация необходима для длительного планирования, решения глобальных задач и поиска путей развития организации. Она может быть на первый взгляд не связана с деятельностью компании, но при этом определять ее судьбу. К примеру это могут быть политические события или экологические изменения в вашем регионе. Стратегические данные касаются мировых экономических тенденций, современных методов производства (сырье, технологии), действующих лиц в вашем секторе рынка (конкуренты, клиентура, партнеры).
Как может выглядеть база стратегических данных:
-развитие в разных странах сектора промышленности (или другого бизнеса), в котором работает ваша компания;
-внешние факторы (экология, наличие сырья, стоимость товаров и услуг на рынке);
-изучение областей применения вашего продукта.
2. Тактическая информация.Если стратегические цели компании определяют ее направление (куда?), то тактические — путь следования (каким образом?). Тактическая информация помогает в планировании, касающемся преодоления конкуренции, расширения масштабов производства, выведения на рынок новых продуктов, внедрения новых технологий.
База тактических данных может иметь такую структуру:
-продукция (изучение аналогичных товаров конкурентов, внедрение новинок и выведение из оборота неактуальных товаров, соответствие новых продуктов законодательству страны);
-увеличение производственных объемов (прогнозируется ли рост популярности вашего товара на рынке, каковы предполагаемые затраты и доходы, поведение конкурентов);
-выход на зарубежный рынок (экономическая, политическая и социально-культурная обстановка);
-изучение факторов, влияющих на развитие компании (конкуренты, лицензирование и патентование, виды востребованной продукции, территории конкурирования).
3. Оперативная информация включает в себя базы данных, полезных для решения срочных вопросов: поиск новых поставщиков или точек сбыта, внезапно возникшие угрозы существованию фирмы (банкротство субподрядчика, утрата крупных клиентов). Такие базы данных состоят из информации, которую можно быстро применить в сложных ситуациях. Важно, чтобы данные были максимально точны, ведь во время преодоления кризиса от этого может зависеть судьба предприятия.
Как искать информацию?
Сегодня информации так много, что она чаще сама находит нас, чем мы ее. И все же немаловажно определять правильные принципы работы по поиску информации.
В данном случае на первый план выступает работа с источниками информации, то есть их обнаружение, проверка на правдивость и полезность предоставляемых сведений. Среди источников информации выделяются:
— Медийные источники: интернет и СМИ (газеты, телевидение);
— Узкоспециальные источники (методические пособия и научные труды специалистов в конкретной области знаний);
— Живые источники (специалисты, коллеги, партнеры, способные предоставить необходимую информацию).
Предпочтительно иметь несколько надежных постоянных источников, к которым можно обращаться по разным вопросам, а для тех, которые используются впервые, разработать методику быстрой и точной проверки на достоверность, актуальность и ценность предоставленных сведений.
Как хранить информацию?
Вы должны решить, каким образом вы будете хранить информацию, чтобы она находилась на идентичных носителях, а не была разбросана по разным дискам, флеш-накопителям, компьютерам и бумажным документам.
К слову, о бумаге. Сегодня мало кто хранит данные в виде отпечатанных документов — электронные варианты занимают куда меньше места, их проще искать, можно редактировать и быстро копировать, пересылать по почте и сбрасывать на носители. Но существует немало профессий, где сохранение бумажных документов является обязательным условием, и об этом мы поговорим немного ниже. Но в первую очередь коснемся способов хранения электронной информации.
Как известно, техника регулярно сбоит, поэтому помимо оригиналов на вашем рабочем или домашнем ПК нужно иметь копии, и желательно две. Скопировать документы можно на второй компьютер или ноутбук, с рабочего на домашний или наоборот. Если речь идет о текстовых документах, то все ваши многолетние труды запросто уместятся на флеш-накопителе — можно сделать два экземпляра. Диски уже начинают терять свои позиции, к тому же имеют существенный недостаток — после длительного хранения или многократного использования они становятся не пригодными к запуску, могут не прочитаться дисководом. Конечно, можно делать копии на дисках, но они не должны быть единственными.
Очень удобны облачные сервисы хранения персональных данных. Самые крупные почтовые сайты предоставляют бесплатное облако — Яндекс.Диск, Google.Диск, Облако@mail.ru. Есть и платные сервисы, где ваша информация будет более защищена. Плюс в том, что вы имеете доступ к своим данным из любой точки мира, где есть интернет. Но и этот способ не является абсолютно надежным — может случится сбой в работе сервиса, хакерская атака, и тогда ваши файлы окажутся недоступными.
Поэтому, как уже говорилось, храните информацию сразу в нескольких копиях. Однажды из-за своей беспечности мне довелось оказаться в пренеприятнейшей ситуации. Очень важные для работы файлы хранились на двух компьютерах. И вдруг у одного сломался винчестер (без возможности дальнейшего восстановления), а у другого — слетела операционная система. Когда мы получили второй компьютер с установленной ОС, то обнаружили, что горе-настройщик отформатировал диск D. Информация, хранившаяся на двух носителях, была безвозвратно утеряна.
Знайте, что в данном случае осторожность и запасливость не могут быть излишними: один оригинал и две копии — золотое правило хранения данных.
Большинство государственных и юридических учреждений и сегодня хранит свои записи в виде бумажных документов — несмотря на удобство электронных копий этот вариант намного надежнее. Потому следующие рекомендации будут касаться и электронных, и бумажных носителей информации.